ビジネス文書の書式を無料ダウンロードできるサイト5選｜「書式の王様」ほか

仕事をしているといろいろな資料や文書を作成したり書いたりする必要があるのですが、それらの資料や文書を一からちゃんとしたものを作成しようとすると「こんな感じで大丈夫かなー」「この書式で問題ないかなー」という気持ちになったりするわけで、その気持ちを解消するために結局はググって調べたりする自分がいます。 

それならばということで、実際に管理人がビジネス文書を作成するときに活用させてもらっている「ビジネス文書の書式やテンプレートを無料でダウンロードできるサイト」があるので、そのサイトを備忘録がてら紹介したいと思います。 

 

1. 書式の王様

 

2. フィデリ・ビジネス文書集

 

3. ビジネス書式テンプレート：経費削減実行委員会

 

4. ビジネス文書の書き方

 

5. テンプレートの無料ダウンロード 

 

 

 

無料テンプレートサイトを選ぶときのチェックポイント

ビジネス文書のテンプレート配布サイトは数多くありますが、どこを使っても同じというわけではありません。実務で使うなら、以下の点を見比べてから選ぶと失敗しにくくなります。

• 対応ファイル形式……Word・Excel・PowerPointなど、自分が編集できるソフトの形式が用意されているか。PDFのみだと中身を書き換えられないので注意。
• 会員登録の有無……ダウンロードのたびにメールアドレス登録が必要なサイトもあります。手軽さを重視するなら登録不要のものが楽。
• 商用利用・改変の可否……社内文書や顧客向け資料に使うなら、利用規約で商用利用と改変が許可されているかを必ず確認。
• カテゴリの網羅性……見積書・請求書・契約書・議事録・お礼状など、必要な文書の種類がそろっているか。
• 更新の新しさ……古い様式のまま放置されているサイトもあるため、法改正や様式変更に追従しているかも判断材料になります。

ダウンロードしたテンプレートを上手に使うコツ

テンプレートは「そのまま使う」よりも「自分用に整える」ことで一気に実用度が上がります。次の手順を踏むと、毎回ゼロから作るよりも圧倒的に速く、品質も安定します。

1. まず自社・自分の用途に近いひな形を1つ選び、ダウンロードする。
2. 会社名・ロゴ・住所・連絡先など、毎回変わらない情報を入力して「自社版テンプレート」として別名保存する。
3. 日付・宛名・金額など、案件ごとに変わる箇所だけを差し替えて使い回す。
4. フォントや余白を自社の他資料とそろえると、文書全体に統一感が出て印象が良くなる。
5. 完成したら一度PDFに書き出し、レイアウト崩れがないか確認してから送付する。

テンプレートを使うときの注意点

便利なテンプレートですが、扱い方を誤るとトラブルのもとになります。特に外部に提出する文書では、以下の点に気をつけましょう。

• サンプルとして入っているダミーの社名・金額・文章を消し忘れたまま送らない。送信前の最終チェックは必須です。
• 請求書や見積書などお金が絡む文書は、計算式（合計・消費税）が正しく入っているか自分で検算する。
• 契約書のひな形は一般的な内容にすぎないため、重要な取引では専門家に内容を確認してもらうのが安全。
• 配布元の利用規約を読み、再配布の禁止などのルールを守る。

よくある質問

無料のテンプレートを仕事で使っても大丈夫？

多くのサイトは商用利用を許可していますが、サイトごとに規約が異なります。ダウンロード前に利用規約を確認し、改変・商用利用が認められているものを使えば安心です。

WordやExcelがなくてもテンプレートは使える？

無料のオフィス互換ソフトやブラウザ上で動くオフィスツールを使えば、Word・Excel形式のテンプレートでも開いて編集できます。

どのサイトから選べばいい？

まずは扱う文書の種類が多く、目的の形式が用意されているサイトを1つ決めて使い込むのがおすすめです。複数を併用すると管理が煩雑になりがちです。

まとめ

ビジネス文書を一から作るのは時間がかかるうえ、書式に自信が持てないものです。今回紹介したような無料テンプレートサイトを使えば、整ったひな形を土台にして必要な部分だけを書き換えるだけで、見た目も整った文書が短時間で完成します。まずは自分の業務でよく使う文書のひな形を1つ手元に用意し、自社版として整えておくと、その後の作業がぐっと楽になります。

関連記事

• ビジネス文書のテンプレートがダウンロードできるサイト6選。
• 他人が作った「企画書」や「提案書」や「プレゼン資料」を堂々と覗き見することができるサイトやブログ記事まとめ。